Prefeitura de PG inicia processo de digitalização de acervo de documentos físicos

Servidores das vinte secretarias da Prefeitura de Praia Grande participaram na última semana de uma capacitação a respeito da digitalização de documentos físicos que compõem o acervo do Município. Atualmente, são 1.095.850 processos criados fisicamente e que passarão pelo processo de digitalização com o objetivo de garantir a preservação do material de forma segura e prática.

Na capacitação, foi apresentado um passo a passo de como a digitalização deverá ser realizada, já que trata-se de um procedimento cuidadoso. Os processos devem ser digitalizados de forma que se equiparem aos físicos, preservando inclusive suas imperfeições, como manchas temporais ou marcas.

Após a digitalização, respeitando prazos e determinações legais, conforme tabela de temporalidade, estes documentos poderão ser eliminados.

Além da capacitação dos servidores, que atuarão como multiplicadores das informações aos colegas de secretaria, outra medida adotada pela Administração Municipal foi a aquisição de scanners por meio de processo licitatório e que serão disponibilizados para as secretarias.

De acordo com o subsecretário de Inovação e Tecnologia da Secretaria de Planejamento, Gustavo Cavalheiro, entre as vantagens da digitalização estão a segurança das informações e a preservação documental, histórica e ambiental, uma vez que os novos processos da Prefeitura também já estão “nascendo” de forma digital. “O objetivo final desse projeto é disponibilizar uma plataforma de gestão dos documentos digitalizados com acessos distintos para cada tipo de usuário e contendo metadados associados aos documentos, permitindo busca, visualização e utilização de forma totalmente digital”, destacou.

Atualmente, o arquivo físico da Prefeitura conta com 828.377 processos, incluindo documentos datados de 1925, antes mesmo da emancipação político-administrativa de Praia Grande, e que deverão ser escaneados de acordo com os padrões de arquivamento. Se fosse possível enfileirar todo esse material, a distância seria equivalente a um pouco mais de 5 quilômetros. Cerca de 44% do total são os chamados processos de guarda permanente, portanto precisarão ser mantidos fisicamente de forma definitiva.

O projeto de digitalização de processos está sendo conduzido por técnicos da Secretaria de Planejamento (Seplan) e da Secretaria de Administração (Sead) e faz parte de um conjunto de ações necessárias à construção da trilha de transformação digital do Município, conforme diretrizes estabelecidas pelo Governo Federal, de forma a desburocratizar e aprimorar os serviços e fortalecer a transparência pública.